無料版と有料版のテレビ会議システムについて

導入前に把握しておきたいこと~テレビ会議の導入費用と設置工程~

有料版と無料版を比較して特徴を把握

無料版は有料版に対して少し制限が設けられている

有料版のテレビ会議システムは高性能で多機能になっているのが一般的です。導入時点では同じシステムを導入し、無料版となっている間は一部の機能に制限を設けています。

小規模で短期間の利用なら無料版のもので十分

有料版の方が優れているのは確かですが、状況によっては無料版でも十分な場合があります。会議に参加できる人数の制限や使用の期間制限が加えられているだけのこともあるからです。

テレビ会議を導入する際の流れ

依頼する業者の選定をする

テレビ会議システムを導入するときにはまず依頼する業者を決めます。実績があって必要な環境を提供できるシステムを手がけている業者を選んで連絡することにより、業者との具体的な相談を受けるというのが基本的な流れです。

システムの要件を決める

業者からのヒアリングを受けてテレビ会議システムの要件を決めるのが次の段階です。基本セットが決まっていても個々の現場に応じて適切にカスタマイズしてもらえます。その詳細を決めるのがこの段階の重要なところです。

見積もりの取得と日程の打ち合わせ

テレビ会議システムの要件が決まったら見積もりを取ります。費用と内容について書面で確認を行い、導入にかかる期間についての提案を受けることになるのが一般的です。この際に実際に導入を実施してもらう日程も打ち合わせします。

設備の工事や機器の搬入

打ち合わせを終えたら契約を締結して実際に施工を行ってもらいます。設備として不足している部分の工事を行い、必要な機器の搬入をするのが最初の段階です。これらを使用してテレビ会議システムを作り上げることになります。

システムの構築とテスト及び納品

全ての工事が完了して機器が搬入されたらシステムの構築を行ってもらいます。そして、完成したシステムのテストを行って打ち合わせた内容と一致していたら納品完了ということになって使用できるようになるのです。

無料版と有料版のテレビ会議システムについて

ミーティング

一対一はもちろん複数人でのミーティングも可能

テレビ会議システムを利用するとネットワークを通じて音声と映像を使った会議を行うことができます。端末を使用して一対一での会議を行うこともできますが、カメラとマイク、プロジェクターとスクリーンを使用して複数人でミーティングを実施することも可能なシステムです。

顔を見ながら話せるので距離を感じない

遠隔地からの通信によって会議を行えるのはテレビ会議システムのメリットですが、相手との距離感を感じないかと心配になりがちです。しかし、映像を利用できることによって相手の顔を見ながら話すことができます。まるでその場で対面しているかのような距離感での会議を行うことが可能です。

画面に資料を載せれば意見も伝わりやすい

テレビ会議システムのメリットとして音声や映像だけでなく資料も共有することができる点が挙げられます。システム上に資料のファイルを入れることで互いに画面に表示して見ることが可能です。単純に資料を映像として見せることもでき、意見を効果的に伝えるのに役立ちます。

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